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パワーポイント・スライドは、ビジネスにおける様々なシーンで利用されています。Questが提供するインタビュー・アンケートサービスでも、成果物としてパワーポイントを始めとした資料を納品しています。本シリーズでは、コンサルティング業界におけるスライド作成術を参考にしながら効率的に明快なスライドを作成する方法を紹介します。 今回は、主にプレゼン資料の構成について解説します。
ビジネスにおいては、自分の考えを正確に分かりやすく伝えるために、理路整然と話すことが求められます。これは、パワーポイントやスライドといったプレゼン資料においても同様です。明快なスライドを作成するためには、まず最初に、スライドに記載されている内容、スライドの順番を論理的に整理する必要があります。
このように論理的に整理することをコンサルティング業界では、「構造化」といいます。
また、各スライドを作成してから構成を考えるという方もいるかもしれません。しかし、この場合、全体の構成を考える中で不必要なスライドが出てきたり、スライド間のつながりを維持するために、スライドを修正する必要性が出てくるかもしれません。
したがって、作業をできる限り少なくするためにも、初めに構成を文章形式で構造化することが望ましいです。
構造化された資料構成は、主に大論点、キーメッセージ、サブメッセージ、ファクトの4つの要素で成り立っています。(※会社ごとに、これら4つの名称は違うことがあります。)まずはそれぞれの用語について解説していきます。
そもそもスライドを作成する目的、テーマのことを指します。一般に、これは上司によって、「○○について調べておいて」といった形で提示されたり、競合とのコンペでスライド作成の必要が出てきたりなど、既に決まっているものが多いです。
大論点に対する答えになります。キーメッセージが、スライド全体を通して最も伝えたい内容になります。
キーメッセージに付随して生じる、読み手側の疑問に対する答えになります。
例えば、「○○の顧客セグメントで新サービスを始めるなら何をするべきか？」という大論点に対して、キーメッセージで「××をするべきだ」と主張すると、読み手側には「なぜ？」という疑問が起こります。その疑問に対して、サブメッセージで答えていきます。
キーメッセージと同様、サブメッセージにも、読み手側は疑問を持つでしょう。ここでは、その疑問に対して、これ以上、疑いようのない事実をもって答えます。
上記のとおり、これら4つの要素を論理的に整理することを構造化といいます。
※構造化された文章は、次のように、ピラミッド型フォーマットでビジュアライズすることが可能です。ここでは、ポイントを説明するうえで、便宜上、ピラミッド型に直しています。
実際の全体構成の作成は下記の通り、3つの手順で進めます。
初めに、キーメッセージとサブメッセージをword等のドキュメント作成ソフトに書き込みます。この際、キーメッセージとサブメッセージを読んで、すんなり理解できるかを確認しましょう。もし理解しにくいようであれば、構造化に改善の余地があるかもしれません。①メッセージの根拠は何か②サブメッセージをまとめると上段のメッセージになるか③漏れやダブりがないかの３点から見直してみましょう。
なお、この３点の詳細は、構造化するコツとして後述します。
次に、キーメッセージ、サブメッセージをスライドに記載します。原則、一枚のスライドに1つのメッセージを書き込みます。この際、スライドの構成の最終確認をしましょう。構造化できていれば、自ずとスライドの流れは明快になるでしょう。
最後に、スライドのボディ部分にメッセージをサポートするファクトをテキストで記載しましょう。この段階では、チャートやグラフの作成には着手しません。あくまでどのようなファクトを書き込むべきかを確認するため、テキストで記載します。
プレゼン資料の構成を構造化するコツは、3つあります。
ここでは、上段のメッセージが「なぜ、そう言えるのか」、「本当にそう言えるのか」という疑問に対して、下段で答えられているかを確認します。
下段の複数の要素を上段でまとめられているかを確認します。読み手に生じる、「つまり、何が言いたいの？」という疑問に対して、上段が答えになっていなければなりません。
各グループの中で、考慮すべき要素が考慮されていなかったり、グループ内の要素が重複していないかの2点を確認します。
プレゼン資料の構成には、いくつかの型があります。以下、代表的な3つの型について紹介します。
・Point：資料全体の結論
・Reason：結論に至った理由・根拠
・Example：理由・根拠の具体例
・Point：資料全体の結論
結論を最初に伝えることで、プレゼンの方向性を理解してもらい、その後、結論に至った理由・根拠を説明することで論理的に納得してもらえます。
論理的に説明しやすい方法なため、説得力を持たせることができるといわれています。
・Describe：現状の問題について客観的に描写する
・Express：その問題に対する主観的な意見を表現する
・Suggest：その問題に対する解決策を提示する
・Consequence：解決策の実施で見込まれる結果を伝える
現状の客観的な問題から説明することで、提案の背景のすり合わせができ、その結果、意見や解決策が受け入れらやすくなることが期待できます。問題解決型のプレゼンでよく用いられます。
・Summary：プレゼンの概要
・Details：概要の詳細
・Summary：プレゼンの概要
初めに、プレゼンの主な要点を伝えることで、聞き手は全体像をつかむことができます。その結果、詳細な説明に入っても、聞き手はプレゼンの全体像を見失わずに理解を深められます。最初に概要を伝えるため、上司など忙しい方へのプレゼンに適しているでしょう。
このようにして、構造化された全体構成を作成し終えた時点で、スライドの骨子となる内容と、その流れが整理できた状態になります。次のステップとして、各スライドに書き込まれたファクトを実際にチャートやグラフに昇華する作業に入ります。
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